Como otimizar as reuniões e não perder o foco.

Como otimizar as reuniões e não perder o foco.

Oi, vamos marcar uma reunião?
Essa pergunta te assusta ou te conforta? rs. Mas calma que hoje o Alexandre Slivnik que é reconhecido oficialmente pelo governo norte americano como um profissional com habilidades extraordinárias na área de palestras e treinamentos (EB1), nos trás ótimas dicas.

Desde o início da pandemia, o número de reuniões em empresas foi potencializado. Em um cenário em que todos os colaboradores estão no escritório, esses eventos e compromissos online poderiam ser evitados, no entanto, com essa nova realidade que vivemos durante a pandemia, elas acontecem frequentemente, mas nem sempre são necessárias.

Nesse período, o que pudemos observar é que muitas vezes os encontros são improdutivos. Conversando com alguns líderes eu pude analisar e perceber que boa parte das agendas lotadas de reuniões são relacionadas a equipes de nível hierárquico mais baixo, isso porque as lideranças efetivamente costumam tratar os assuntos de forma mais assertiva e rápida.

Eu tenho quatro dicas importantes para que as reuniões sejam mais efetivas, produtivas e, principalmente, menos chatas:

  • Defina um objetivo: Um ponto importante antes de agendar qualquer evento é avaliar o propósito dele. Se o objetivo for informar, um e-mail geralmente é mais prático. No entanto, se é necessário discutir alguma questão, a reunião pode de fato ser inevitável.
  • Defina quem precisa participar: Algumas boas práticas antes de marcar o encontro é escolher quem são as pessoas que devem estar nela, afinal nem sempre a equipe toda está envolvida em determinado projeto. Além disso, é importante determinar os assuntos que serão tratados e o tempo que eles vão demandar, dessa forma todos estarão alinhados.
  • Não queira ganhar. Queira acrescentar! Durante as reuniões também é fundamental ter alguns cuidados, porque muitas vezes os participantes podem ter ideias divergentes e acabam se atropelando para propor algo ou mesmo diminuir as sugestões de colegas. Esse comportamento pode gerar desavenças, por isso é ideal incentivar a escuta ativa de cada integrante da equipe. Muitas empresas que querem ter mais eficiência em reuniões usam uma estratégia de que não é permitido pronunciar a palavra “mas” durante os encontros, uma vez que ela remete a situações negativas. Ao invés disso, eles propõem o uso do “e se?” que é uma maneira de estimular ideias positivamente. Outro ponto que deve ser levado em consideração é a sensibilidade com aqueles que costumam falar pouco, pois esses podem ter muito a oferecer e deixam de contribuir por falta de espaço ou por vergonha. Nesses casos, cabe ao líder incentivar a participação dessas pessoas do seu time.
  • Quem será responsável por o que e qual o prazo? Para que a reunião seja consistente, é ideal que alguém escreva a ata com os itens que foram discutidos e o que foi determinado, além de deadlines e os responsáveis por cada atividade, assim é possível verificar a evolução dos projetos ao longo de determinado período.

Por fim, devemos entender que fugir desses compromissos nem sempre é viável, por isso é essencial utilizar essas quatro dicas para que esses encontros sejam eficientes, objetivos e produtivos.

Dicas pra gente guardar pra vida e nunca mais marcar aquela reunião que poderia ter sido resolvida por e-mail não é?

Sobre o Alexandre Slivnik é reconhecido oficialmente pelo governo norte americano como um profissional com habilidades extraordinárias na área de palestras e treinamentos (EB1). É autor de diversos livros, entre eles do best-seller O Poder da Atitude. É diretor executivo do IBEX – Institute for Business Excellence, sediado em Orlando / FL (EUA). É Vice-Presidente da Associação Brasileira de Treinamento e Desenvolvimento (ABTD) e diretor geral do Congresso Brasileiro de Treinamento e Desenvolvimento (CBTD). É professor convidado do MBA de Gestão Empresarial da FIA / USP. Palestrante e profissional com mais de 20 anos de experiência na área de RH e Treinamento. É atualmente um dos maiores especialistas em excelência em serviços no Brasil. Palestrante Internacional com experiência nos EUA, EUROPA, ÁFRICA e ÁSIA, tendo feito especialização na Universidade de HARVARD (Graduate School of Education – Boston / EUA). www.slivnik.com.br

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